Ciudad de México. Usted tiene demasiados pendientes en el trabajo, varios proyectos qué entregar y un listado de asuntos sin resolver, que sigue en aumento.

Pero entienda esto: mientras los pendientes se acumulan, siempre va a tener urgencias por resolver, así que más vale que se organice, estructure su forma de trabajar y comience a llevar consigo una pequeña agenda de bolsillo o un dispositivo que le permita controlar todas sus actividades.

El primer paso para organizar su tiempo y hacer que sus ocho horas de trabajo sean suficientes, tiene mucho que ver con su forma de ser. Suena profundo pero es real: necesita preguntarse cuál es su propósito en la vida. Hacerlo es imprescindible para jerarquizar actividades y alcanzar lo que se propone.

Ordene sus prioridades

“El primer paso para eficientar su productividad pasa por organizar una agenta de prioridades de acuerdo a sus objetivos. Si no lo hace, las actividades que realice semana tras semana no tendrán sentido porque no estará persiguiendo nada. 

“Tiene que plantearse qué quiere hacer a largo plazo para que eso se pueda dividir en plazos más pequeños y que, al vaciarlo en su agenda, le asegure el rumbo correcto”, asegura Juan Manuel Juárez, socio consultor y fundador de ‘LID Centro de Liderazgo’.

“Hay pocas cosas tan valiosas como el tiempo, y saberlo administrar permite que uno se enfrente a las decisiones —algunas veces equivocadas— que debe tomar a lo largo de su vida. Para dejar de trabajar como robot necesita clarificar a dónde quiere llegar.

Sentarse a solas en un parque y regalarse unos minutos de reflexión pueden hacer la diferencia.

El punto es que, para encontrar el camino, necesita darse el tiempo que pueda ayudarle a mantener o retomar el rumbo”, explica Juárez.
Y el secreto de saber administrar el tiempo puede resumirse en una frase: ‘Organizar y ejecutar según las prioridades’. 

Juárez recomienda separar las prioridades en dos grupos, ‘urgentes’ e ‘importantes’. Ante las primeras, explica, reaccionamos de inmediato. Digamos, el timbre del teléfono. Somos capaces de interrumpir una junta para contestarlo, pero por lo regular la mayoría de las veces no era nada importante.

“Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, nos veremos fácilmente desviados hacia la respuesta ante lo urgente”, sostiene Juáerz. “O sea que utilizaremos una gran cantidad de tiempo en asuntos que no tienen ninguna relevancia”. Por eso es importante planear con base en prioridades.

El siguiente paso

Cómprese una agenda de bolsillo o cree una agenda digital en su tableta o smartphone. Busque la plataforma que se ajuste a su personalidad y comience a planear en ella, pero no escriba pendientes en diferentes medios porque entonces su planeación se va a volver un caos.

Si escogió una agenda de bolsillo, cárguela siempre con usted para que pueda consultarla o hacerle adiciones y correcciones en el momento en el que lo necesite. 

Por otra parte, es deseable que planee por semana.“Una semana es una unidad de tiempo muy apropiada. Así tendrá más facilidad de repartir actividades a lo largo de varios días. 

El problema es que si prefiere planear día por día, va a querer resolver todos los pendientes en una sola jornada”, asegura Juan Manuel.

Aprenda a decir no

Es difícil, pero tiene que aprender a decir “no”. No puede estar resolviendo ‘bomberazos’ ni asistiendo a juntas que quizá ni siquiera le corresponden. Es importante que tenga claro lo que quiere lograr en determinado lapso de tiempo, porque si no va a terminar resolviendo asuntos ‘urgentes’ que nada tienen que ver con sus prioridades.

Por otra parte, debe dejar espacio para los imprevistos: el tráfico, la impuntualidad de la gente, los retrasos en las entregas o cualquier otra situación (que son muchas) pueden desajustarle el orden de los eventos que tiene para un día. Por lo tanto, debe dejar un margen de acción que le permita resolver ese tipo de asuntos, recomienda el especialista.

Respete los tiempos

Sea respetuoso de sus tiempos. Si la hora de trabajar terminó, cúmplalo.“Nunca va a acabar con sus pendientes mientras siga teniendo trabajo. Es un error. Los pendientes son como un río, tome los que puede resolver y los que no, déjelos ir”, sostiene Juárez. ?

Y tómese tiempo para para meditar. Diez minutos no le alejarán más de sus deberes, e incluso pueden ayudarle a recargar pilas, a volverse más lúcido y a trabajar mejor

Así se comportan los ricos

Una agencia de Recursos Humanos analizó los hábitos de la gente más rica del planeta con base en la lista de la revista Forbes, y encontró que 68% de ellos se hicieron ricos por sus propios méritos, es decir, no heredaron su fortuna, y entre sus hábitos estaba el de planear su tiempo y dirigir sus esfuerzos hacia algún lado en específico: 81% de ellos mantiene consigo una lista de pendientes; 67% pone por escrito sus propias metas; 12% se enfoca en trabajar para alcanzar un objetivo específico y 84% cree que los buenos hábitos generan buenas oportunidades.

Y finalmente

Jan Jasper, autora del libro Take Your Time, nos regala las siguientes sugerencias  para eficientar el tiempo de forma exitosa…

* No use su escritorio como una bandeja gigante. Asegúrese de que cada folder o cada pedazo de papel esté relacionado con lo que será su siguiente acción.

* No guarde archivos que no se dará tiempo para resolver. Si no los archiva bien, va a olvidar que los tiene o no será capaz de encontrarlos cuando los necesite.

* A veces somos nuestros peores enemigos brincando de una tarea a medio terminar a otra. Deje de mover papeles o archivos de un lugar a otro. Cada vez que sostenga un papel o tenga un archivo abierto, apúrese en completar la tarea.?

* No se convierta en un acopiador. Entre más cosas acumule, tendrá que buscar más espacio dónde ponerlas, y más tendrá que limpiar, reparar y reemplazar. 

*Deje de comprar cosas que no necesita, sólo porque están de oferta. Siempre puede comprar algo, pero nunca puede tener más tiempo.?

* Haga una cita consigo mismo. Las citas no son sólo desayunos de trabajo o visitas al doctor. Son también para usted, para que vaya al gimnasio y para que pase tiempo con su familia. Eso es esencial y no debe dejarlo de lado.?

* Cuidado con el perfeccionismo. La mayoría del trabajo de rutina no necesita ser perfecto. Pregúntese si el esfuerzo que invierte es proporcional al valor de la tarea o si otros proyectos más importantes van a quedar retrasados como resultado de su perfeccionismo.