Mantenerse organizado puede ser un verdadero desafío en la era tecnológica actual, cuando es casi imposible desconectarlo. Por más desafiante que sea organizarse y mantenerse organizado, es un componente crítico de la eficiencia y productividad personal.

Mientras que ciertas personas parecen tener días tranquilos y sin esfuerzo, otras corren a través de sus días, semanas e incluso meses en un torbellino de caos de ojos llorosos. Si está interesado en mejorar sus habilidades de organización, algunos de estos hábitos de ahorro de tiempo, reducción de energía y mejora de la vida pueden ayudarlo a manejar sus días de manera más fluida.

1. Gestión eficaz del tiempo.

La buena capacidad de gestión del tiempo es una ventaja cuando se trata de mantenerse organizado. Cuando organiza su tiempo en cualquier escala, crea automáticamente el restultados.

"El tiempo es lo que más queremos, pero lo que más gastamos".

William Penn dijo eso. Es profundo y muy cierto. Hay muchas maneras de reducir sus horas de trabajo todos los días. 8 horas es mucho tiempo que puede estar gastando en demasiadas cosas que tienen poco o ningún valor para su objetivo a largo plazo: reuniones de poco valor, reacción a correos electrónicos urgentes pero sin importancia, navegación social, respuesta a notificaciones, etc.

La gestión del tiempo funciona semanalmente cuando hace planes importantes y establece eventos recurrentes. Funciona mensualmente cuando decide dónde necesita estar y cuándo. También funciona anualmente cuando planifica a qué eventos asistir o cuándo comenzar un nuevo hábito.

Un poco de organización puede recorrer un camino increíblemente largo para aumentar la efectividad, aumentar la productividad y crear nuevos hábitos que fomenten la eficiencia que anhelas.

2. Un lugar para todo.

Las personas altamente organizadas se adhieren firmemente a la filosofía de "un lugar para todo y todo en su lugar", que hace que sea mucho más fácil mantenerse organizado. Son habituales en el restaurante.

Decida dónde irán sus llaves y colóquelas en el mismo lugar cada vez que entre por la puerta.

Guarde la ropa de verano en invierno para despejar sus armarios. Limpia tus cajones y deshazte de todo lo que no necesitas para hacer espacio para las cosas que realmente necesitarás y usarás.

“Guarde solo las cosas que le hablan a su corazón. Luego da el paso y descarta todo el resto. Al hacer esto, puede restablecer su vida y embarcarse en un nuevo estilo de vida ", recomienda Marie Kondō, autora de La magia que cambia la vida de poner en orden: el arte japonés de ordenar y organizar.

"Le recomiendo que elimine cualquier cosa que no se encuentre en una de tres categorías: actualmente en uso, necesaria por un período limitado de tiempo o debe mantenerse indefinidamente", escribe en su libro.

Al deshacerse o almacenar cosas que solo usa ocasionalmente (o cosas que nunca usa pero de las que parece que no puede separarse), crea una organización instantánea. Esto se debe a que sabes dónde están realmente las cosas que realmente usas y eso automáticamente las hace más fáciles de encontrar cuando las necesitas.

3. Dedique tiempo a las prioridades de alto valor.

¿Cuáles son las prioridades en tu vida? Las personas organizadas bloquean sus prioridades: relaciones, desarrollo personal, crecimiento profesional, objetivos financieros, hábitos saludables, etc. La lista de prioridades de cada persona es diferente, pero el mismo concepto puede usarse para dedicar tiempo a las cosas más importantes de su vida.

Con un calendario impreso (en comparación con el de su teléfono) puede crear un horario codificado por colores y con horario bloqueado que mantiene organizados a todos y a todo en su mundo.

Los bloques de tiempo también lo ayudan a programar el tiempo de inactividad, los planes de cena y las tareas importantes del cliente. ¿Necesitas superar una fecha límite? Programe en cinco horas de trabajo ininterrumpido. ¿Tiene un evento semanal repetitivo? Cree un bloque de tiempo en su calendario. ¿Necesita simplemente crear rutinas diarias?

Los bloqueos de tiempo pueden ayudarlo a hacerlo. Aprenda a dividir su día, semana o mes en valiosos bloques de tiempo para mejorar su eficiencia personal, aumentar su productividad y recuperarse de su carga de trabajo.

4. Analice su horario para construir rutinas eficientes.

Puede ser difícil hacer las cosas cuando sientes que tu horario se está apoderando de tu vida. Analice su horario una vez (mensual o trimestralmente) por un tiempo le ahorra tiempo y lo ayuda a alcanzar sus objetivos según lo planeado.

El objetivo de una análisis de productividad es reducir la repetición innecesaria y mejorar sus rutinas de piloto automático. Es una oportunidad para analizar cada tarea o acción, e identificar elementos que puede mover, delegar, dividir, extender o incluso dejar de trabajar de inmediato si no le ayuda a acercarse a sus objetivos.

Al hacer esto regularmente, te mantienes enfocado en lo que es importante. Obtiene al menos un mes después de cada análisis en la que se realiza un trabajo serio en una pequeña cantidad de proyectos , dice Cal Newport, autor de Digital Minimalism: Choosing a Focused Life in a Noisy World.

Puede parecer irrelevante y sin importancia reservar tiempo para pausar y eliminar tareas innecesarias de su rutina cuando tiene mucho que hacer. Pero ese momento para analizar su rutina, medir sus resultados y hacer ese cambio importante puede ser el nuevo comienzo que necesita para hacer más.

5. Tener una rutina - incluso en noches y fines de semana.

Cómo pasas tus días es cómo pasas tu vida, por eso es tan importante forjar rutinas diarias. ¡Una vida sin una rutina o estructura diaria positiva es mucho más agotadora mental, física y emocionalmente de lo que puedas imaginar!

Para aprovechar al máximo su día, desarrolle una rutina para cuando se despierte, para cuando empiece a trabajar, para cuando termine su jornada laboral y para el final de su noche.

Ya sea que se levante 30 minutos antes que todos los demás en su familia, lea noticias importantes todas las mañanas o haga ejercicio al mismo tiempo después del trabajo, las rutinas brindan estabilidad y organización a cada día.

Las rutinas predeterminan su horario, lo que le permite usar su tiempo de manera eficiente. Proporcionan un sentido de estructura y familiaridad. Te despiertas con un sentido de propiedad, orden y organización de tu vida.

6. Configure su teléfono para que funcione para usted, no contra usted.

Nuestros teléfonos nos conectan con las personas que amamos, nos ayudan a trabajar sobre la marcha y hacen que las compras en línea sean más fáciles. Pero si no se administra, su teléfono puede funcionar en su contra: las notificaciones, insignias, pancartas, juegos, bandejas de entrada y redes sociales pueden crear un entorno de interrupción y distracción.

Pero puedes cambiar eso. Ese pequeño y sorprendente dispositivo nos da acceso a un increíble conjunto de herramientas organizativas y de productividad: úselas para organizar su vida y su trabajo. Use su aplicación de notas para hacer listas de compras. Use su aplicación de fotos para organizar álbumes de fotos.

Use aplicaciones de productividad para organizar el trabajo. Use la aplicación de calendario para purgar tareas innecesarias, bloquear el tiempo y organizar su día. Casi todas las actividades de su vida diaria se pueden encontrar en una aplicación. Como su teléfono estará con usted todo el día, de todos modos, haga que funcione a su favor.

7. Trate los correos electrónicos como citas.

El mundo de los negocios se ejecuta por correo electrónico. Si bien la comunicación es excelente para los negocios, el correo electrónico puede arruinar su productividad si no lo administra bien. Más allá de la comunicación necesaria (enviar y responder correos electrónicos importantes que avanzan en el trabajo), el correo electrónico puede ser una distracción tanto como una gran herramienta de comunicación.

Aprender cuándo es productivo prestar atención al correo electrónico y cuándo debe ignorarlo es una habilidad necesaria. Es contraproducente revisar su bandeja de entrada cada cinco minutos. Para defender su tiempo de correos electrónicos innecesarios, programe un tiempo para revisar o responder los correos electrónicos entrantes. Esto mantiene el trabajo entrante en orden mientras se completan otras tareas.

Para domar el caos, necesita un proceso continuo para administrar los correos electrónicos entrantes; priorizando y sopesando el valor de diferentes mensajes de manera apropiada y respondiendo a ellos en el momento adecuado sin interferir con su flujo de trabajo.

En Gmail, puede crear pestañas que le digan a sus correos electrónicos dónde ir cuando los reciba. Ese pequeño toque de organización podría significar que nunca más tendrá que ver un correo electrónico no deseado, excepto cuando vacíe su casilla de correo electrónico. Muchos proveedores de correo electrónico tienen la misma funcionalidad y organización.

Otra forma de organizar su bandeja de entrada de correo electrónico es tener múltiples direcciones de correo electrónico. Múltiples direcciones de correo electrónico le permitirán tener un correo electrónico para el trabajo, uno para participar en concursos y registrarse para recibir regalos, y otro para lo que desee. Dado que las personas se comunican por correo electrónico cada vez más, puede ahorrar una increíble cantidad de tiempo con este simple truco de organización.

Finalmente, cree respuestas de correo electrónico en esos bloques de tiempo beneficiosos abriendo correos electrónicos solo en ciertos momentos del día y no permitiéndose dejarse atrapar por el agujero del conejo del correo electrónico una y otra vez a diario. Te sorprendería la cantidad de organización que puedes perder con solo perder el control de tu tiempo en pequeños lotes.

Las personas altamente organizadas tienen claro lo que hay que hacer, lo que hay que guardar, lo que hay que automatizar o delegar. No complican las cosas porque la confusión genera caos. Si no tiene claro nada, se reflejaría en su ejecución.

Para mantener su vida organizada, purgue las cosas diariamente y de manera rutinaria; organizarse no debería ser un evento separado. Debería ser parte de tu día.